Datenschutzerklärung

Stand: [Datum eintragen]

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf diesem Portal ist:

[Vor- und Nachname oder vollständiger Name des Unternehmens]
[Anschrift]
[E-Mail-Adresse des Verantwortlichen]
[Telefonnummer, sofern gewünscht]

Bei Fragen zum Datenschutz kannst du dich unter der oben genannten E-Mail-Adresse an uns wenden.

2. Allgemeine Informationen zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der geltenden Datenschutzgesetze, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), soweit diese anwendbar sind.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen.

Wir verarbeiten Daten insbesondere, um das Portal bereitzustellen, Benutzerkonten zu verwalten, die angebotenen Workspace-Funktionen bereitzustellen, Supportanfragen zu bearbeiten und die Sicherheit unserer Systeme zu gewährleisten.

3. Aufruf der Website und Server-Protokolle

Beim Aufruf der Website können durch den Hostinganbieter bzw. den Webserver technisch erforderliche Informationen verarbeitet werden. Dazu gehören insbesondere:

IP-Adresse,
Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
aufgerufene Seite oder Datei,
übertragene Datenmenge,
Statusmeldungen des Servers,
Browsertyp und Betriebssystem,
gegebenenfalls die zuvor besuchte Seite.

Diese Daten werden verarbeitet, um die Website technisch bereitzustellen, Fehler zu erkennen, Angriffe abzuwehren und die Sicherheit des Systems zu gewährleisten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen an einem sicheren und stabilen Betrieb erforderlich ist.

Server-Protokolle werden nur so lange gespeichert, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Pflichten eine längere Speicherung verlangen. Die konkrete Speicherdauer beträgt [Speicherdauer eintragen].

4. Benutzerkonto und Registrierung

Für die Nutzung geschützter Bereiche ist gegebenenfalls ein Benutzerkonto erforderlich. Bei der Registrierung können wir folgende Angaben verarbeiten:

Benutzername,
E-Mail-Adresse,
Passwort in technisch geschützter Form,
Vor- und Nachname, sofern angegeben,
gewählter Zugangstarif und Laufzeit,
Zeitpunkt der Registrierung,
Kontostatus und Ablaufdatum,
Angaben zur Bestätigung der E-Mail-Adresse,
technische Protokolle, die für Sicherheit und Fehlerbehebung erforderlich sind.

Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert, sondern müssen durch WordPress bzw. das jeweilige Authentifizierungssystem in geeigneter Weise geschützt gespeichert werden.

Die Verarbeitung erfolgt, um das Benutzerkonto einzurichten und zu verwalten sowie die vereinbarten Portal-Funktionen bereitzustellen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung für die Bereitstellung des angeforderten Dienstes erforderlich ist. Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO maßgeblich. Sicherheitsmaßnahmen können auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gestützt werden, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

5. E-Mail-Adresse und E-Mail-Postfach

Für die Registrierung wird eine E-Mail-Adresse benötigt. Dabei kann es sich um eine bereits vorhandene persönliche E-Mail-Adresse oder – sofern angeboten und ausgewählt – um eine vom Portal bereitgestellte E-Mail-Adresse handeln.

Die für die Registrierung verwendete Kontaktadresse und die Adresse eines vom Portal bereitgestellten Postfachs können unterschiedliche Adressen sein.

Wenn ein Portal-Postfach eingerichtet wird, können zur Bereitstellung und Verwaltung insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

Postfachadresse,
Postfachstatus und Speicherplatz,
Zugangsdaten bzw. Authentifizierungsinformationen in geschützter Form,
Versand- und Empfangsmetadaten,
Inhalte von E-Mails, soweit diese zur Bereitstellung des Postfachs verarbeitet und gespeichert werden,
technische Sicherheits- und Zustellprotokolle.

E-Mail-Inhalte werden nicht allein deshalb ausgewertet, weil ein Postfach bereitgestellt wird. Eine Verarbeitung kann jedoch stattfinden, soweit dies technisch erforderlich ist, beispielsweise zur Zustellung, Spam-Abwehr, Erkennung von Schadsoftware oder Behebung von Störungen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Bereitstellung des Postfachs erforderlich ist, sowie gegebenenfalls Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO bei gesetzlichen Pflichten und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bei berechtigten Sicherheitsinteressen.

Für die technische Bereitstellung wird [Name des Mailserver- bzw. Hostinganbieters] eingesetzt. Die tatsächliche Anbieter- und Serverkonfiguration wird in dieser Erklärung ergänzt.

6. Nextcloud und Workspace-Funktionen

Das Portal kann geschützte Workspace-Funktionen über Nextcloud bereitstellen. Je nach freigeschalteten Funktionen können dazu gehören:

Dateien und Ordner,
Fotos und Bilder,
Kalender,
Kontakte,
Aufgaben, Notizen oder weitere aktivierte Anwendungen,
gegebenenfalls Kommunikation über zusätzliche aktivierte Apps.

Dabei können Kontodaten, Inhalte, Freigaben, Kalendertermine, Kontaktdaten und technische Nutzungsdaten verarbeitet werden, soweit dies für die jeweils verwendete Funktion erforderlich ist.

Die Inhalte, die Nutzer in ihrem Workspace speichern oder eingeben, können personenbezogene Daten anderer Personen enthalten. Nutzer sind dafür verantwortlich, solche Daten nur im rechtlich zulässigen Umfang zu speichern und freizugeben.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung der jeweils angeforderten Workspace-Funktionen. Rechtsgrundlage: in der Regel Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Bereitstellung des Dienstes erforderlich ist.

Technischer Betreiber bzw. Hostinganbieter: [Name und Anschrift ergänzen].
Speicherort der Daten: [Land bzw. Rechenzentrumsstandort ergänzen].

7. Zugangsdauer, Verlängerung und Kontolöschung

Das Portal kann Zugänge mit unterschiedlichen Laufzeiten anbieten, beispielsweise 30 oder 90 Tage. Es kann eine Verlängerung vorgesehen sein, wobei die für das jeweilige Angebot geltenden Bedingungen und eine gegebenenfalls festgelegte maximale Gesamtlaufzeit maßgeblich sind.

Zur Verwaltung werden insbesondere Registrierungsdatum, gewählter Tarif, Verlängerungen, Ablaufdatum und Kontostatus gespeichert.

Nach Ablauf der Zugangszeit kann der Zugang zunächst deaktiviert werden. Soweit vorgesehen, kann eine Nachfrist gelten, innerhalb derer eine zulässige Verlängerung oder Klärung möglich ist. Nach Ablauf der Nachfrist kann das Benutzerkonto einschließlich der zugeordneten Dienste gelöscht werden.

Die tatsächlichen Laufzeiten, Verlängerungsregeln, Nachfristen und Löschabläufe werden in den Nutzungsbedingungen und in den Informationen zum jeweiligen Angebot konkret beschrieben.

Vor einer Löschung werden die hierfür vorgesehenen Prozesse ausgelöst. Dazu können die Deaktivierung des WordPress-Kontos, des Nextcloud-Zugangs und eines bereitgestellten E-Mail-Postfachs sowie die Löschung zugeordneter Dateien und weiterer Kontodaten gehören.

Daten, die aufgrund gesetzlicher Pflichten weiterhin gespeichert werden müssen oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt werden, können im gesetzlich zulässigen Umfang länger aufbewahrt werden. Sie werden für andere Zwecke nicht weiterverwendet.

Backups können Daten vorübergehend enthalten, bis sie im Rahmen des festgelegten Sicherungs- und Löschkonzepts überschrieben oder gelöscht werden. Das konkrete Verfahren und die Fristen werden unter Abschnitt 12 beschrieben.

8. Anmeldung, Authentifizierung und Kontosicherheit

Für Anmeldung und Kontoverwaltung können WordPress, Nextcloud und gegebenenfalls ein zentraler Anmeldedienst eingesetzt werden.

Wenn ein zentraler Anmeldedienst (Single Sign-on) verwendet wird, können die zur Authentifizierung erforderlichen Kontokennungen, Anmeldezeitpunkte und Sicherheitsinformationen zwischen den beteiligten Systemen verarbeitet werden.

Zum Schutz der Konten können Sicherheitsmaßnahmen wie Passwortregeln, Sitzungsverwaltung, Schutz vor automatisierten Anmeldeversuchen und – insbesondere für Administratoren – Mehr-Faktor-Authentifizierung eingesetzt werden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit dies zur Bereitstellung des Dienstes erforderlich ist, sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit die Maßnahmen der Sicherheit und dem Schutz vor Missbrauch dienen.

9. Kontakt und Support

Wenn du uns kontaktierst oder ein Support-Ticket erstellst, verarbeiten wir die von dir übermittelten Angaben. Dazu können Name, E-Mail-Adresse, Betreff, Nachricht, Anhänge, Bearbeitungsstatus und die Kommunikation im Zusammenhang mit deiner Anfrage gehören.

Wir verwenden diese Daten, um deine Anfrage zu bearbeiten und Rückfragen zu beantworten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage die Nutzung des Dienstes betrifft, oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bei sonstigen berechtigten Support- und Verwaltungsinteressen, soweit die Voraussetzungen erfüllt sind.

Supportdaten werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung und gegebenenfalls erforderliche Nachweiszwecke nicht mehr benötigt werden und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Die konkrete Speicherdauer beträgt [Zeitraum ergänzen].

Bitte übermittle über Supportanfragen keine Passwörter oder sonstigen Zugangsschlüssel.

10. Cookies und ähnliche Technologien

Das Portal kann technisch notwendige Cookies oder vergleichbare Technologien einsetzen, insbesondere um Anmeldesitzungen zu verwalten, Sicherheitsfunktionen bereitzustellen und Einstellungen zu speichern.

Soweit optionale Analyse-, Marketing- oder andere nicht erforderliche Technologien eingesetzt werden, werden diese nur im gesetzlich erforderlichen Umfang nach entsprechender Information und gegebenenfalls vorheriger Einwilligung aktiviert.

Eine Übersicht der tatsächlich eingesetzten Cookies und Technologien wird ergänzt, sobald die Website-Konfiguration abschließend geprüft wurde.

11. Empfänger und Dienstleister

Zur Bereitstellung des Portals können technische Dienstleister eingesetzt werden, beispielsweise für:

Hosting und Serverbetrieb,
Domain- und DNS-Verwaltung,
E-Mail-Versand und Mailbox-Betrieb,
Datei- und Kalenderdienste,
Datensicherung,
Sicherheits- und Wartungsleistungen.

Diese Dienstleister erhalten nur insoweit Zugriff auf personenbezogene Daten, wie dies für ihre Aufgaben erforderlich ist. Soweit gesetzlich erforderlich, werden Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.

Tatsächlich eingesetzte Anbieter: [Anbieter, Anschrift und gegebenenfalls Datenschutzkontakt ergänzen].

Eine Übermittlung in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums findet nur statt, wenn hierfür die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Soweit erforderlich, werden geeignete Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO eingesetzt.

12. Datensicherung und technische Sicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Manipulation, unbefugtem Zugriff und sonstiger unzulässiger Verarbeitung zu schützen.

Dazu können insbesondere gehören:

verschlüsselte Verbindungen über HTTPS,
Zugriffsbeschränkungen und rollenbasierte Berechtigungen,
sichere Speicherung von Passwörtern und Zugangsschlüsseln,
Sicherheitsupdates,
Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse,
Datensicherungen und Wiederherstellungstests,
Schutz der Administrationszugänge.

Backups werden [Speicherort und Verschlüsselung ergänzen] gespeichert und nach einem festgelegten Zeitplan gelöscht bzw. überschrieben. Die reguläre Aufbewahrungsdauer der Backups beträgt [Zeitraum ergänzen].

Die Löschung einzelner Daten aus Sicherungskopien kann zeitversetzt erfolgen. Daten, die aus einer Sicherung wiederhergestellt werden, werden im Rahmen des Wiederherstellungsprozesses erneut anhand der geltenden Lösch- und Aufbewahrungsregeln geprüft.

13. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Nach Wegfall des jeweiligen Zwecks werden die Daten gelöscht oder – soweit rechtlich zulässig und technisch sinnvoll – anonymisiert. Dabei berücksichtigen wir insbesondere:

den aktiven Nutzungszeitraum eines Kontos,
gegebenenfalls vereinbarte Nachfristen,
Support- und Sicherheitsprotokolle,
gesetzliche Aufbewahrungspflichten,
erforderliche Nachweise zu Sicherheitsvorfällen oder Rechtsansprüchen,
die Aufbewahrungsdauer von Backups.

Für unterschiedliche Datenarten können unterschiedliche Löschfristen gelten. Die konkreten Fristen werden nach Prüfung der tatsächlichen Systemkonfiguration festgelegt.

14. Rechte betroffener Personen

Im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen hast du insbesondere folgende Rechte:

Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO),
Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
Löschung personenbezogener Daten (Art. 17 DSGVO),
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen (Art. 21 DSGVO),
Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Zur Ausübung deiner Rechte kannst du uns unter [Datenschutz-Kontaktadresse ergänzen] kontaktieren. Gegebenenfalls müssen wir deine Identität in angemessenem Umfang überprüfen, bevor wir die Anfrage bearbeiten.

15. Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde

Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat deines gewöhnlichen Aufenthalts, deines Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.

16. Freiwillige Angaben und Pflichtangaben

Angaben, die im Registrierungsformular als Pflichtfelder gekennzeichnet sind, sind für die jeweilige Registrierung erforderlich. Ohne diese Angaben kann das Benutzerkonto gegebenenfalls nicht eingerichtet werden.

Weitere Angaben sind freiwillig, sofern sie nicht ausdrücklich als erforderlich gekennzeichnet sind. Aus der Nichtbereitstellung freiwilliger Angaben entstehen dir keine Nachteile, soweit die jeweilige Funktion diese Angaben nicht benötigt.

17. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich die Website, die angebotenen Funktionen, die eingesetzten Dienstleister oder die gesetzlichen Anforderungen ändern.

Es gilt die jeweils auf dem Portal veröffentlichte Fassung mit dem dort angegebenen Stand.

Kontakt für Datenschutzanfragen: [E-Mail-Adresse eintragen]